Como organizar um evento em 10 passos

10 passos

Organizar um evento é uma tarefa que exige muita organização e concentração, principalmente para quem está a começar.  Nós passamos pelo problema que existe mercado antes de chegarmos à nossa Solução.

Definir um espaço, encontrar as pessoas certas para ajudar na organização, tanto a nível de parcerias como para comunicar, gerir parcerias, angariar voluntários, e ainda tratar do catering são várias das coisas que vão surgindo.

Parece um bicho de sete cabeças, não é?

Com o nosso guia de 10 passos, o bicho de sete cabeças passa a ser um gatinho super fofinho!

Antes de começar, queremos apenas mencionar que temos este guia em formato de apresentação no nosso Slideshare e em formato vídeo no nosso Youtube.

 

1. Desenvolva os objetivos para o evento

Responder a estas perguntas é essencial antes de passar para outras questões. Isto irá ajudar a definir a missão e objetivo final para o evento.

  • Porque é que eu estou a realizar este evento?
  • O que é que eu pretendo alcançar?

2. Escrever tudo o que irá necessitar

Nesta fase não vale a pena estar muito tempo a pensar no orçamento para o teu evento. Em muitos dos casos poderás substituir algumas necessidades ou reduzir custos com parcerias que consigas criar.

O que é que deve ser escrito afinal?

  1. Em que espaço é que vai ser realizado o evento?
  2. Quais são os oradores que pretende contactar? Coloque por ordem de importância.
  3. Que tipo de atividades/entretenimento é necessário?
  4. Vai utilizar publicidade para divulgar o evento?
  5. Tem em mente algum tipo de parcerias que pretende realizar?
  6. Voluntários? Sim ou não?

 

3. Definir um horário

Se o evento já é realizado regularmente, já deve existir um standard a seguir, se não tiver nada definido ou se for um evento novo consideramos que deve ter em mente:

  • Começar a organizar o evento com 4 a 6 meses de antecedência;
  • ter especial atenção para a data escolhida para não ir de encontro a feriados nacionais ou religiosos;
  • evitar férias escolares;
  • começar por contactar os participantes de maior importância para verificar se existe disponibilidade na agenda.

 

4. Desenvolver o “Branding” (Marca) do evento

Aqui é quando vamos passar diretamente para as ambições e essência do evento para desenvolvermos a Marca de acordo com o nosso estilo e visão. Isto é importante para comunicarmos corretamente com o nosso público-alvo.

Ao pensar no nome para o evento devemos realizar um “brainstorming” e fazer o seguinte:

  1. De que maneira é que o nosso evento é diferente da restante competição?
  2. O que é que pretendemos alcançar com este evento?
  3. Criar um slogan simples (Ex: Youcanevent – “Easy Events Planning”)
  4. Desenhar o logo

 

5. Definir o plano geral com um bloco de notas

O plano geral não é o mesmo que foi referido no ponto 2. Este ponto deve incluir detalhes para cada tópico e não apenas o que vai ser necessário para o evento acontecer. Contudo deve basear-se sempre no que foi escrito no ponto 2. Deve incluir:

  1. Espaço, logística e gestão do catering (contratos, licenças, seguros, etc);
  2. Oradores/Apresentadores (selecionar, confirmar, logítisca e gestão);
  3. Actividades/Entretenimento
  4. Publicidade e Promoção (Online e Offline, ex: criação de um evento no Facebook e divulgação na tua webpage, criação de um programa impresso, relações com os media, etc;
  5. Registo (registo online, pagamentos e tracking, registo no webiste, etc);
  6. Gestão de parcerias e patrocínios;
  7. Gestão de Voluntários;

Vamos. Só falta metade do caminho!

 

6. Gestão da Equipa para o evento

Noutras palavras é nesta altura que irás definir quem é que da tua equipa vai controlar certos e determinados processos durante o evento.

  1. Quem é que vai receber os convidados?
  2. Quem é que vai realizar o check-in dos participantes?
  3. Quem é que vai controlar a entrega dos fornecedores?

7. Identificar e estabelecer Parcerias e Patrocinios

Que tipo de organizações ou empresas podem ser contactados para ser realizada uma possível parceria para reduzir custos ou aumentar o potencial de participação? Quando são envolvidas outras pessoas ou grupos na organização do seu evento existe uma ambição da parte de todos de partilhar e divulgar a iniciativa para ter sucesso.

O que é que deve ser considerado para este tipo de parcerias?

  1. Procurar parceiros corporativos que queiram financiar uma parte do evento. O raio de alcance deste tipo de parecerias pode ser muito diferente, desde uma empresa que queira financiar o jantar, ou uma empresa que forneça bens e serviços;
  2. Criar parceria com instituições ou entidades que possam fornecer um espaço ou assistência de sala para o evento;

8. Criar um Plano de Promoção

A melhor maneira de anunciar o evento é:

  1. Chamadas telefónicas para os participantes e empresas mais influentes da indústria do teu evento;
  2. Publicitar nas Redes Sociais (Facebook, Blogs e Youtube.) Criar um evento no Facebook e convidar os amigos é uma maneira simples e eficaz.
  3. Design Gráfico (Flyers, posters e cartões de visita) funciona bem para criar uma relação mais pessoal com os participantes;
  4. Venda de bilhetes online para controlar o número de participantes;
  5. Encontrar as pessoas mais influentes na área do evento e oferecer-lhes algum tipo de compensação (monetária ou parceria) para falarem sobre o evento;
  6. Definir um pequeno número de “Embaixadores” do evento (maior parte das vezes esta ação provém dos influenciadores).

 

9. Orçamento

Agora deve ter em consideração os tópicos mencionados no ponto 5 e 8.

As parcerias e patrocínios de que falamos anteriormente devem ser um aspeto a ter em conta para diminuir o orçamento.

10. Como medir o sucesso do evento?

Esta é a questão para ganhar um milhão de euros. Como é que vai medir o sucesso da organização do seu evento? Existem vários tipos de métricas a utilizar para avaliar o sucesso do evento, deve escolher aquelas que mais estão de acordo com o que pretende.

  1. Número de participantes;
  2. Doações adquiridas;
  3. Número de interações depois do evento;
  4. Promoção nas Redes Sociais (Ex: se o público utiliza o # hashtag definido por si);
  5. Número de vendas geradas depois das ofertas promocionais realizadas;
  6. Aumentar a perceção do evento na indústria, através dos “Embaixadores”;

 

Ao seguir estes passos estará sem dúvida, preparado para começar a organizar o próximo grande evento na sua cidade.

Tem dúvidas acerca de algum tópico ou aspeto? Nós oferecemos Consultoria Gratuita para os seus eventos. Não hesite em nos contactar para events@youcanevent.com ou então para o número +351 929 248 860.

Está a ver aquele amigo que quer diz que vai organizar um evento e depois nunca começa? Agora é a melhor altura para partilhar isto com ele, pode partilhar via email, facebook ou twitter!

Leave a Reply